Mota-Engil wdrożyła rozwiązanie klasy ERP oparte na systemie Microsoft® Dynamics NAV
Sprawne i efektywne prowadzenie działalności gospodarczej wymaga doboru optymalnych narzędzi informatyczno-biznesowych. Rosnąca konkurencja narzuca konieczność ciągłego poszukiwania nowych rozwiązań, pozwalających na usprawnienie procesów i struktur wewnątrz firmy oraz kontaktów między przedsiębiorstwem a jego partnerami i dostawcami. Korzystanie z kilku różnych, niezintegrowanych ze sobą systemów informatycznych znacznie utrudnia przepływ informacji w firmie oraz uniemożliwia sprawne zarządzanie prowadzonymi procesami biznesowymi.
Potrzeba uzyskania pełnej informacji, pochodzącej z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, skłoniła firmę Mota-Engil do wyboru zintegrowanego, zaawansowanego rozwiązania klasy ERP, dostosowanego do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa z branży budowlanej. Wysoka ocena funkcjonalności oraz kompetencje firmy integratorskiej zdecydowały o wyborze systemu Microsoft® Dynamics NAV. Dzięki wdrożeniu firma Mota-Engil zyskała większą efektywność w zakresie planowania budżetów, możliwość uporządkowania i znacznego usprawnienia przepływu informacji wewnątrz firmy oraz oszczędność czasu potrzebnego na przygotowywanie miesięcznych sprawozdań. Integracja systemu z pakietem Microsoft® Office zapewniła również pracownikom łatwy dostęp do potrzebnych danych oraz możliwość ich analizy przy wykorzystaniu arkuszy programu Microsoft® Excel.
Informacje o firmie
Mota-Engil jest największą w Polsce firmą działającą w branży budownictwa drogowego. Zajmuje się przede wszystkim budową autostrad, chodników, ścieżek rowerowych, obiektów mostowych, ekranów akustycznych, a także uzbrojeniami terenu, instalacją oświetlenia oraz aranżacją otoczenia roślinnego. Firma z kapitałem portugalskim, w Polsce uczestniczy w realizacji największych inwestycji w ramach przetargów organizowanych przez Ministerstwo Infrastruktury.
Wyzwanie
Jako firma z branży budowlanej, Mota-Engil potrzebowała specyficznych funkcjonalności systemu informatycznego, zastępowanych do tej pory kilkoma niezintegrowanymi narzędziami wspierającymi odrębne dziedziny działalności firmy. Przedsiębiorstwu brakowało jednolitego standardu danych i potrzebnych do zarządzania nimi narzędzi. Utrudniało to znacznie analizę posiadanych informacji oraz podejmowanie na ich podstawie trafnych decyzji biznesowych.
„Potrzebowaliśmy wsparcia dla procesów biznesowych związanych z prowadzeniem księgowości, z budżetowaniem, kontrolingiem i sprzedażą. Zależało nam na stworzeniu solidnej, jednolitej platformy, umożliwiającej – z jednej strony – bieżące usprawnienie zarządzania firmą i korzystanie z funkcjonalności przygotowanych specjalnie z myślą o przedsiębiorstwie budowlanym, a z drugiej – późniejszą rozbudowę tak, aby system mógł podołać wyzwaniom firmy, która planuje w niedalekiej przyszłości znaczny rozwój” – powiedział Michał Zimnicki, Dyrektor Finansowy Mota-Engil.
Rozwiązanie
O wyborze zintegrowanego systemu klasy ERP Microsoft® Dynamics NAV i współpracy z Surfland Systemy Komputerowe (SSK) zadecydowała wysoka ocena rozwiązania oraz kompetencje zespołu wdrożeniowego, gwarantujące osiągnięcie oczekiwanego efektu. Jednym z decydujących czynników podczas dokonywania wyboru rozwiązania był również fakt, że system Microsoft® Dynamics NAV posiada bogatą funkcjonalność oraz elastyczność, która pozwala na sprawne wprowadzanie do niego licznych modyfikacji, zgodnych z potrzebami i oczekiwaniami przedsiębiorstwa budowlanego. Umożliwiło to uniknięcie radykalnych zmian w procedurach i procesach biznesowych wypracowanych dotychczas przez firmę Mota-Engil.
Wdrożenie systemu wraz ze szkoleniem pracowników trwało zaledwie półtora miesiąca. W tym czasie wprowadzono również do systemu modyfikacje konieczne do dostosowania go do specyficznych wymagań firmy z branży budowlanej.
Wdrożenie systemu zapewniło firmie liczne usprawnienia w dziedzinie zarządzania finansami. Wprowadzono funkcjonalny i przejrzysty plan kont, który służy m.in. do prowadzenia rachunkowości zarządczej. We wdrożonym systemie, w planie kont zastąpiono zespoły kosztów tzw. wymiarami systemowymi. Dodatkowo, wymiary zostały użyte również do rozróżniania i rozdzielania zapisów księgowych dotyczących kosztów na te, które stanowią koszt uzyskania przychodu oraz te, które go nie stanowią. Zastosowanie takiego rozwiązania w znacznym stopniu zmniejszyło liczbę kont analitycznych używanych w przedsiębiorstwie.
W ramach wdrożenia wprowadzono możliwość tworzenia arkuszy budżetowych i kontrolingowych, przygotowywanych z myślą o potrzebach zarządu firmy. Poza ich standardową użytecznością – do kontroli kosztów i ewentualnych odchyleń od założeń budżetowych – poszerzona została funkcjonalność systemu umożliwiająca eksport i aktualizację zmian w arkuszach programu Microsoft® Excel. Do standardowej funkcjonalności systemu, umożliwiającej eksportowanie arkuszy kontrolingowych z informacją o kosztach zaewidencjonowanych na poszczególne projekty (wymiary systemowe) oraz wartościach zabudżetowanych, dołączona została informacja o źródle kosztu dla pojedynczej wartości zaewidencjonowanej na kontach kosztów rodzajowych. Do informacji tej dołączono wiadomość o numerze faktury kosztowej oraz o kontrahencie. Dane takie w łatwy sposób pozwalają kierownikom poszczególnych projektów na zarządzanie kosztami projektu.
Korzyści biznesowe
Integracja danych
Wdrożenie systemu informatycznego, pozwalającego na zarządzanie danymi pochodzącymi z licznych źródeł, umożliwiło ich integrację i gromadzenie w jednym, centralnym miejscu.
Możliwość podejmowania trafniejszych decyzji, w oparciu o analizę zintegrowanych danych
Zintegrowanie danych, krążących dotychczas w kilku różnych systemach informatycznych, zapewniło im kompatybilność, która pozwala na ich sprawniejszą i efektywniejszą analizę oraz podejmowanie na ich podstawie trafnych decyzji biznesowych.
Zintegrowanie danych, krążących dotychczas w kilku różnych systemach informatycznych, zapewniło im kompatybilność, która pozwala na ich sprawniejszą i efektywniejszą analizę oraz podejmowanie na ich podstawie trafnych decyzji biznesowych.
Usprawnienie działania księgowości i kontrola nad finansami firmy
Wdrożenie systemu pozwoliło firmie na zwiększenie efektywności polityki budżetowej, opracowywanie wyników działalności przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym (bilans i rachunek wyników), zmianę sposobu rozliczeń i wprowadzenie standardowego rachunku kosztów, a księgowości umożliwiło opracowywanie rozliczeń kosztów wszystkich komórek, z uwzględnieniem założeń budżetowych.
Wdrożenie systemu pozwoliło firmie na zwiększenie efektywności polityki budżetowej, opracowywanie wyników działalności przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym (bilans i rachunek wyników), zmianę sposobu rozliczeń i wprowadzenie standardowego rachunku kosztów, a księgowości umożliwiło opracowywanie rozliczeń kosztów wszystkich komórek, z uwzględnieniem założeń budżetowych.
Funkcjonalność dopasowana do specyficznych potrzeb firmy
Specyfika branży budowlanej wymaga, aby przy ewidencjonowaniu zarówno faktur sprzedaży, jak i zakupu możliwe było wprowadzanie, posiadających różne terminy płatności, kaucji stanowiących część gwarancyjną umowy. Informacje o kaucjach i ich terminach płatności są uwidocznione na kartotekach kontrahentów. Dzięki temu firma zachowuje kontrolę nad terminowością wpłat i sprawnym przepływem środków finansowych.
Specyfika branży budowlanej wymaga, aby przy ewidencjonowaniu zarówno faktur sprzedaży, jak i zakupu możliwe było wprowadzanie, posiadających różne terminy płatności, kaucji stanowiących część gwarancyjną umowy. Informacje o kaucjach i ich terminach płatności są uwidocznione na kartotekach kontrahentów. Dzięki temu firma zachowuje kontrolę nad terminowością wpłat i sprawnym przepływem środków finansowych.
Łatwość obsługi
Integracja systemu z aplikacjami pakietu Microsoft® Office pozwala pracownikom na łatwy i szybki dostęp do potrzebnych danych, a także umożliwia ich efektywną analizę oraz tworzenie zestawień przy wykorzystaniu popularnego arkusza kalkulacyjnego Microsoft® Excel.
Integracja systemu z aplikacjami pakietu Microsoft® Office pozwala pracownikom na łatwy i szybki dostęp do potrzebnych danych, a także umożliwia ich efektywną analizę oraz tworzenie zestawień przy wykorzystaniu popularnego arkusza kalkulacyjnego Microsoft® Excel.
Oszczędność czasu
Ujednolicony, zintegrowany system informatyczny, w którym gromadzone są wszystkie strategiczne dane firmy pozwala na szybkie i łatwe przygotowywanie miesięcznych zestawień i sprawozdań. Dzięki temu pracownicy oszczędzają czas, który do tej pory tracili na pozyskiwanie danych z różnych źródeł i pracochłonne integrowanie ich w jednym dokumencie.
Źródło: www.microsoft.com
Ujednolicony, zintegrowany system informatyczny, w którym gromadzone są wszystkie strategiczne dane firmy pozwala na szybkie i łatwe przygotowywanie miesięcznych zestawień i sprawozdań. Dzięki temu pracownicy oszczędzają czas, który do tej pory tracili na pozyskiwanie danych z różnych źródeł i pracochłonne integrowanie ich w jednym dokumencie.
Źródło: www.microsoft.com