Dział zarządzania zakupami w firmie ma na celu optymalizację kosztów jej funkcjonowania. Pracownicy zajmujący się tym obszarem muszą wykonywać wiele złożonych zadań. W końcu to nie tylko kupowanie, ale także zapewnienie ciągłego źródła dostaw, aby przedsiębiorstwo mogło zrealizować cele biznesowe. Przed podpisaniem umowy i złożeniem zamówienia, na specjalistę do spraw zakupów czeka jeszcze szereg innych czynności. Prognozowanie potrzeb, monitorowanie poziomu zapasów w magazynie, analiza i wybór dostawców to zadania, których skuteczność można zwiększyć, korzystając z odpowiednich narzędzi IT. Jednym z nich jest system ERP, który pomaga zarządzać zakupami.

 

Moduł zarządzania zakupami w systemie ERP

System ERP skupia różne obszary funkcjonowania firmy. Oparty o wspólną bazę danych, integruje najważniejsze działy w organizacji, dzięki czemu przepływ informacji pomiędzy nimi jest spójny. Oprogramowanie automatyzuje wiele procesów, które stają się efektywne. Tego rodzaju systemy są stale rozwijane przez dostawców, aby zapewniać użytkownikom możliwość korzystania z najnowszych rozwiązań technologicznych, takich jak np. sztuczna inteligencja. ERP można zaimplementować przy pomocy fizycznego serwera, lub chmury, która jest mniej kosztowną i wygodniejszą alternatywą tradycyjnego rozwiązania.

Moduł zarządzania zakupami w systemie ERP automatyzuje powtarzalne czynności. W ten sposób specjalista zostaje odciążony, a zaoszczędzony czas może przeznaczyć na wykonywanie ważniejszych zadań. Obszar zarządzania zakupami usprawnia planowanie strategii zaopatrzenia, korzystając z algorytmów, które biorą pod uwagę zarówno długo-, jak i krótkofalowe planowanie sprzedaży i produkcji. Prognozy uwzględniają sezonowość popytu, więc firma ma szansę dokładnie przygotować się do nadchodzących tygodni, niezależnie od okoliczności. Dodatkowo moduł ten zapewnia możliwość wymiany informacji z dostawcami, porównuje oferty automatycznie, a także ułatwia złożenie zamówienia.

Jakie możliwości daje system ERP do zarządzania zakupami?

Wyobraź sobie, że jako specjalista do spraw zakupów masz za zadanie kupno danego surowca. Znajdujesz ponad 10 dostawców, którzy go oferują. Twoja firma nie posiada rozwiązania ERP, więc potrzebujesz arkusza kalkulacyjnego, w którym manualnie umieścisz aktualne ceny, a następnie je porównasz. Jednak ceny niektórych surowców dynamicznie się zmieniają, więc może być tak, że po wybraniu oferty, będzie ona nieaktualna – została zmodyfikowana przez dostawcę w trakcie przeprowadzanej przez Ciebie analizy danych.

Takie sytuacje zdarzają się częściej, niż się wydaje. Wdrożenie systemu ERP do zarządzania zakupami wspomoże Twoich specjalistów w codziennej pracy i pozwoli uniknąć podobnych problemów. Jak działają funkcje, w które wyposażone jest narzędzie?

Zakupy just-in-time

Funkcja just-in-time automatyzuje krótkoterminowe zakupy. Na podstawie bieżącego zapotrzebowania, opartego o aktualne zamówienia i stan zapasów, system precyzyjnie określa, jakie ilości produktów powinny znaleźć się w magazynie. Automatycznie generuje zamówienia do dostawców, przyczyniając się do efektywnej kontroli poziomu zapasów, unikając nadmiarów i niedoborów. To z kolei minimalizuje koszty i pomaga firmom produkcyjnym unikać przestojów w pracy.

Relacja partnerska z dostawcami

Rozwiązanie ERP do zarządzania zakupami wspomaga firmę w nawiązywaniu długofalowych relacji z dostawcami. Narzędzie umożliwia automatyzację procesu zbierania ofert, porównywania ich i składania lub modyfikacji zamówień, a także rozliczenia umów retrospektywnych. Wymiana informacji z dostawcami odbywa się w czasie rzeczywistym. Przepływ dokumentów i zamówień jest szybki i intuicyjny, dzięki czemu nowi pracownicy z łatwością zostają wdrożeni do pracy. Partnerska relacja z dostawcą może zaowocować w przyszłości ewentualnymi zniżkami i rabatami.

Planowanie zakupów przy wykorzystaniu algorytmów

Algorytmy w systemie ERP do zarządzania zakupami mogą być przydatne zarówno w długo-, jak i krótkofalowym planowaniu. Biorą one pod uwagę wszystkie istotne dla procesu zmienne i opierają się o dane z całego systemu, są też aktualizowane na bieżąco i dostosowane do potrzeb firmy. Algorytmy opracowane są w sposób przystępny odbiorcy, aby nie przeoczył on żadnego kluczowego elementu planowania zakupów.

Automatyczny proces zakupowy

Automatyzacja procesu składania zamówień w systemie ERP do zarządzania zakupami, zwiększa jego efektywność i pozwala na wyeliminowanie błędów i zaoszczędzenie czasu. Rozwiązanie monitoruje stan magazynowy, a gdy spadnie on poniżej określonego poziomu, generuje zamówienie do dostawcy w celu uzupełnienia brakujących produktów lub surowców. Jeżeli w Twojej firmie zdarzają się przestoje, lub braki, to narzędzie pomoże Ci się uporać z tym problemem. Aby przyspieszyć proces rozliczeń, oprogramowanie daje możliwość generowania faktur na podstawie złożonych wcześniej zamówień.

Korzyści z wdrożenia systemu ERP do zarządzania zakupami

System ERP do zarządzania zakupami to narzędzi integrujące w sobie różne procesy i obszary firmy. Jeżeli zostanie odpowiednio dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa, nie spowolni jego pracy, a wręcz przeciwnie. Zautomatyzuje powtarzalne zadania, dobierze najkorzystniejsze oferty, oszczędzając wiele czasu i zasobów finansowych. Dlatego jeżeli w Twojej firmie takie rozwiązanie nie funkcjonuje, albo jest nieodpowiednio przystosowane do warunków organizacji, to dobry moment na rozważenie wdrożenia lub modyfikacji istniejącego narzędzia. Odpowiednio przystosowane do potrzeb przedsiębiorstwa, umożliwi jego rozwój.

Po wdrożeniu systemu ERP do zarządzania zakupami klient Sente, specjalizujący się w produkcji i dystrybucji olejów smarowych, zauważył znaczne usprawnienie pracy swojego działu zaopatrzenia. Gdy poszczególne surowce zmniejszają się do wcześniej zdefiniowanego stanu minimalnego, system informuje o konieczności złożenia zamówienia. Taki proces eliminuje ryzyko zatrzymania produkcji z powodu braku surowców, umożliwiając płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa nawet w trakcie oczekiwania na dostawę.

Źródło: www.sente.pl