Termin „płynność finansowa” jest w każdej firmie odmieniany przez wszystkie przypadki, niezależnie od tego w jakiej branży owa organizacja funkcjonuje. To ona świadczy o kondycji spółki i bezpośrednio wpływa na zdolność do terminowego regulowania zobowiązań zarówno wobec dostawców, jak i pracowników. Na stan finansów wpływa wiele czynników, a każda firma może wykonać szereg działań prowadzących do jego poprawy. Jednym z nich jest optymalizacja stanów magazynowych, dzięki której można zmniejszyć wartość stale przetrzymywanych surowców i półproduktów nawet o 60%.

Jakie zmiany należy wprowadzić, aby racjonalnie gospodarować stanami magazynowymi i wspomóc skuteczność działań w obszarze zarządzania płynnością finansową? O tym w dzisiejszym materiale Eksperta SIMPLE oraz Product Managera obszaru Obrót Towarowy – Rafała Pawłowskiego.

Utrzymywanie zbyt dużych zapasów magazynowych to w konsekwencji zamrożenie środków finansowych, zwiększenie kosztów magazynowania i źródło możliwych trudności w terminowym regulowaniu bieżących zobowiązań. Zbyt niskie stany magazynowe to z kolei ryzyko zachwiania ciągłości procesów produkcyjnych lub niedotrzymania warunków realizacji dostaw, w konsekwencji obciążenia firmy karami umownymi, a w najgorszym przypadku utraty pozycji i rynków zbytu wskutek odejścia klientów do konkurencji.

Skuteczne zarządzanie stanami magazynowymi oraz procesami zaopatrzenia i logistyki to efekt połączenia wiedzy i kompetencji wewnątrz organizacji oraz możliwości dostarczanych przez odpowiednie narzędzia informatyczne. Dobrze dobrany i co ważne wdrożony system kompleksowo wspiera procesy obsługi łańcucha dostaw, zaczynając od zamówień odbiorców, przez zapotrzebowania wewnętrzne, a na zamówieniach do dostawców kończąc. Dodatkowo umożliwia bieżące parametryzowanie, monitorowanie i optymalizowanie poziomu zapasów magazynowych, co w efekcie ma istotny wpływ na dostępne zasoby gotówki, a zatem i na płynność finansową.

Osiągnięcie powyższych efektów nie jest zawsze możliwe nawet jeśli w naszym przedsiębiorstwie funkcjonuje rozwiązanie klasy ERP wyposażone w moduł gospodarki magazynowej i logistyki. Kluczowe jest odpowiednie przeprowadzenie wdrożenia i dostosowanie systemu do realizacji wewnętrznych procedur, obowiązujących w danej firmie. Bez prawidłowego przejścia przez ten proces zapewnienie bieżącej kontroli nad optymalnym stanem magazynowym i poprawa płynności finansowej nie będzie możliwa.

Odpowiednio zaimplementowany system zapewnia dla każdej kartoteki asortymentowej w ramach każdego magazynu możliwość określenia poziomu stanów minimalnych i maksymalnych oraz stanów optymalnych z punktu widzenia realizowanych procesów. Dzięki temu zyskujemy narzędzie do bieżącego monitorowania sytuacji, gdy stany magazynowe odbiegają od przyjętych w drodze optymalizacji normatywów. Co istotne system zapewnia również aktualną ocenę sytuacji zarówno na poziomie pojedynczego magazynu, każdego oddziału, jak i całej organizacji. Należy przy tym pamiętać, że wyłączna analiza poziomu stanów magazynowych w relacji do przyjętych normatywów może okazać się niewystarczająca, jeżeli nie będzie ona uwzględniać innych aspektów związanych z łańcuchem dostaw. Pełna i kompleksowa analiza jest dostępna wyłącznie w systemach, których funkcjonalność modułu gospodarki magazynowej i logistyki pozwala na konstruowanie stanów logicznych bazujących nie tylko na fizycznych stanach magazynowych, ale co ważne - uwzględniających również przyszłe dostawy, których źródłem są złożone zamówienia, jak i przyszłe wydania, wynikające z zaewidencjonowanych zamówień sprzedaży i zawartych długoterminowych umów z odbiorcami.

Uzupełnieniem wymienionych wyżej funkcjonalności systemu klasy ERP jest wbudowany mechanizm raportowania, oparty o gromadzone dane i rejestrowane operacje gospodarcze. Jako kluczowe wymienia się tu raporty obrotowości zapasów, raporty prezentujące strukturę wiekową zapasów magazynowych oraz raporty stanów niezgodnych z przyjętymi w procesie optymalizacji normatywami.

Podsumowując – wiedza i kompetencje wewnątrz organizacji w zakresie szeroko pojętej logistyki wymagają silnego wsparcia nowoczesnego systemu klasy ERP. Ten natomiast powinien dostarczać funkcjonalności, które zapewnią elastyczność w parametryzowaniu kontroli stanów minimalnych i maksymalnych w kontekście magazynów, oddziałów i całej firmy, a w konsekwencji wszechstronny i wielowymiarowy przegląd danych oraz system raportowania, którego istotną cechą będzie możliwość jego rozwijania i dostosowania do indywidualnych potrzeb organizacji.

Wszystkich Klientów zainteresowanych poprawą płynności finansowej, dzięki wykorzystaniu narzędzi do optymalizacji kosztów magazynowania, zachęcamy do kontaktu oraz sprawdzenia możliwości systemu SIMPLE.ERP na prezentacji.

Autor: Rafał Pawłowski, Product Manager obszaru Obrót Towarowy w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl