Wiele firm, realizujących rożnego rodzaju zlecenia projektowe, decyzję o przystąpieniu do wykonania musi podejmować bez wiarygodnej weryfikacji opłacalności, czy dostępności wolnych mocy przerobowych, koniecznych do wywiązania się z umowy w wyznaczonym terminie bez narażania się na kary.

 

Czy możliwość wstępnej, szybkiej i jednocześnie wiarygodnej weryfikacji opłacalności zlecenia oraz kontroli realizacji każdego etapu kontraktu z prawidłowym końcowym rozliczeniem - wymaga inwestycji w dodatkowe systemy i zewnętrzne aplikacje?

Andrzeja Seroczyńskiego - Eksperta i Product Managera obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A. W dzisiejszych czasach wiele przedsiębiorstw w ferworze walki o każdego klienta zawiera umowy bez wcześniejszej wiarygodnej weryfikacji, czy dany kontrakt na pewno jest dla nich opłacalny i czy są w stanie go wykonać na czas, co oczywiście w późniejszym etapie ma odbicie na kondycji finansowej firmy. W takiej sytuacji nietrudno również o nietrafne decyzje biznesowe i utratę potencjalnie korzystnych dla danej organizacji umów. Dlatego coraz częściej klienci wraz z rozwojem przedsiębiorstwa oraz wzrostem wielkości i ilości realizowanych zleceń, poszukują narzędzi zapewniających efektywne planowanie oraz zarządzanie projektami, kontrolę kosztów realizacji, analizy rentowności poszczególnych asortymentów, zleceń czy kontrahentów oraz zarządzanie procesami zaopatrzenia pod projekty.

Świadomość już na etapie przyjmowania zamówienia

Już na etapie negocjacji i podejmowania decyzji o podpisaniu nowej umowy powinniśmy w łatwy i szybki sposób, dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi informatycznych, móc ocenić ile na nim zarobimy i czy zakładany harmonogram nie koliduje z wcześniej zakontraktowanymi pracami. Samo podpisanie umowy nie oznacza jeszcze sukcesu dla firmy – ważne jest to z jakim efektem i wynikiem go zakończymy. Więc co zrobić, aby dysponować szybką i precyzyjną informacją o tym, czy na pewno zarobimy na danym zleceniu?

Może wystarczy Excel?

Oczywiście zastosowanie możliwości Excela jest bardzo duże i wiele firm do dziś inwestuje czas w żmudne wprowadzanie i ewidencjonowanie właśnie w tym narzędziu parametrów projektów. Rodzi to ogromne ryzyko i realne straty związane z brakiem dostępu do danych finansowych w czasie rzeczywistym i uzyskiwaniem wyników dopiero po fakcie i długotrwałej analizie.

Kluczem do sukcesu jest automatyzacja – która z wyprzedzeniem zapewni szczegółową kontrolę marży i kosztów z podziałem na poszczególne projekty, jednostki oraz terminowość realizowanych inwestycji – a co za tym idzie zapewni poprawę efektywności i wzrost wyników przedsiębiorstwa.

Szybka kontrola marży, budżetu i harmonogramu

To wręcz zaskakujące w jak wielu firmach występuje problem przyjmowania zbyt dużej ilości zleceń, na podstawie których, oczywiście bez odpowiednich narzędzi, nie da się wyliczyć zysku i ocenić opłacalności. Klient musi wiedzieć ile zarabia na pojedynczym zleceniu, dlatego tak ważne jest narzędzie zapewniające szybkie prześledzenie źródeł kosztów w projekcie na wszystkich jego etapach, wykrywanie ewentualnych odchyleń oraz podejmowanie trafnych działań korygujących wraz z automatyzacją procesów biznesowych z kontrahentami.

Czy weryfikacja opłacalności zlecenia już na etapie przyjmowania zamówienia wymaga specjalistycznego oprogramowania i odrębnych aplikacji?

Dzięki wykorzystaniu najnowszych i kompleksowych systemów informatycznych klasy ERP, podsiadających odpowiednio rozbudowany obszar zarządzania projektami, możemy wyposażyć naszą firmę w pełen pakiet niezbędnych funkcjonalności bez użycia zewnętrznych aplikacji czy odrębnych systemów, które będą wymagały dodatkowej integracji. Odpowiednie oprogramowanie zapewni wsparcie w zarządzaniu całym przedsiębiorstwem. Zwłaszcza w zakresie planowania kosztów i przychodów, bieżącego dostępu do wielowymiarowych analiz i kluczowych danych oraz sprawozdań wymaganych przez zarząd i inwestorów, zarządzania zapasami, materiałami i produkcją oraz ruchem towarów na magazynach. Użytkownicy mogą tworzyć na podstawie budżetu plany zakupowe wynikające z przyjętego harmonogramu realizacji oraz efektywnie rozliczać koszty robocizny, podwykonawców, materiałów czy sprzętu. Sam harmonogram realizacji możemy tworzyć bezpośrednio w systemie lub w pełni zintegrowanym pakiecie Microsoft Project, który może być także wygodnym narzędziem do raportowania postępów realizacji dla kierownika projektu. Przewagą takich rozwiązań jest również optymalizacja procesu zarządzania relacjami z klientami, poprawienie jakości obsługi, zwiększenie sprzedaży oraz przyspieszenie realizacji zamówień.

Wszystkich Klientów zainteresowanych usprawnieniem procesu zarządzania i kontrolowania projektów zachęcamy do kontaktu i konsultacji z naszymi Specjalistami oraz zobaczenia na żywo pełnych możliwości systemu SIMPLE.ERP

Autor: Andrzej Seroczyński, Product Manager obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl