Projekt to zagadnienie złożone i istnieje wiele czynników wpływających zarówno na potencjał osiągnięcia sukcesu, jak i mówiąc potocznie „utopienie’ całego przedsięwzięcia. Jednym z kluczowych elementów jest harmonogram oraz możliwość śledzenia jego realizacji. Źle zaplanowany może zniweczyć inne dobre decyzje i spowodować, że cały projekt trudniej będzie zakończyć sukcesem. Jak dobrać odpowiednie narzędzie informatyczne do własnych potrzeb? Czym się kierować i na co trzeba zwrócić uwagę? Zapraszamy do materiału Andrzeja Seroczyńskiego – Eksperta i Product Managera obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A.

 

Projekt to nie tylko budżet i zakres. Nie mniej istotny jest także optymalnie skonstruowany harmonogram. Ma to wpływ zarówno na rzecz oczywistą, jaką jest zakończenie projektu w założonym terminie, ale o czym nie wszyscy zdają sobie sprawę, także na efektywność finansową całego przedsięwzięcia. Kluczowym elementem jest tutaj rozsądne gospodarowanie zasobami oraz takie planowanie dostaw materiałów, aby z jednej strony nie tworzyć zbędnych zapasów, a z drugiej nie występowały opóźnienia w dostawach.

Zacznijmy jednak od podstawowego celu jakim jest zakończenie zadania w założonym czasie. Aby to osiągnąć konieczne jest w pierwszej kolejności utworzenie wstępnego harmonogramu realizacji projektu, czyli zidentyfikowanie zadań, ich wzajemnych zależności i oszacowanie czasów. Kluczowym elementem, który nie zawsze jest właściwie rozpoznany, jest korekta planu wstępnego, uwzględniająca wszelkie uwarunkowania wewnętrzne, jak i zewnętrzne takie jak dostępność zasobów (sprzęt, pracownicy), czy potencjalne ryzyka.

W zależności od przyjętej metodyki projekt musi podlegać nadzorowi – czyli musimy mieć narzędzia do jego śledzenia. Najczęściej monitoruje się czy nie nastąpiło przesunięcie w czasie, czy zasoby nie są nadmiernie wykorzystywane oraz, czy nie został przekroczony budżet. Do kontrolowania wyżej wymienionych czynników doskonale nadają się metody graficzne jak ścieżka krytyczna (ang. Critical Path Method), czy Diagram Gantta oraz PERT (ang. Program Evaluation and Review Technique) – dostępne z poziomu odpowiednich systemów informatycznych.

Jak dobrać odpowiedni system i czym się kierować podczas wyboru?

Przeglądając dostępne na rynku rozwiązania, musimy zwrócić szczególną uwagę na funkcjonalność zapewniającą elastyczne sterowanie procesem i sposobem pracy przy projekcie, zarówno w fazie planowania, jak i późniejszego nadzoru. Zalecana jest tutaj wymiana danych z narzędziem do tworzenia harmonogramu, jakim jest np. MS Project. Potrzebna do skutecznego planowania i raportowania realizacji prowadzanych inwestycji oraz kontrolowania efektywności lokowanych zasobów i dostaw materiałów pod projekty. Dzięki szczegółowemu rozplanowaniu harmonogramu zadań w MS Project i ich zabudżetowaniu w systemie ERP możemy w pełni zautomatyzować proces zamawiania dostaw z precyzyjnym określeniem oczekiwanej daty. Taka optymalizacja, przy często niewielkich realnych marżach uzyskiwanych na projektach, może mieć kluczowe znaczenie w końcowej ocenie efektywności całego przedsięwzięcia. Rozwiązanie klasy ERP to również narzędzie do planowania przepływów finansowych na projekcie (tzw. Cash flow projektu), zapewniające optymalne wykorzystanie zasobów i prawidłowe harmonogramowanie realizacji prac. Właściwe zaplanowanie robót w czasie oraz ich optymalizacja ogranicza koszty i ochroni przed stratami spowodowanymi nieodpowiednim planowaniem. Dobrze dobrany i zaimplementowany system ERP to wsparcie w całościowym operacyjnym prowadzeniu i kontrolowaniu wszystkich realizowanych projektów, dostęp do analitycznej ewidencji oraz poprawa efektywności i ograniczenie do minimum dokumentacji papierowej.

Jeśli są Państwo zainteresowani usprawnieniem procesu zarządzania i kontrolowania projektów zachęcamy do kontaktu i konsultacji z naszymi Specjalistami oraz zobaczenia na żywo pełnych możliwości systemu SIMPLE.ERP.

Auytor: Andrzej Seroczyński, Product Manager obszaru Zarządzanie Projektami w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl