W działaniu każdej organizacji niezbędna jest bieżąca i skuteczna kontrola terminów płatności swoich należności. Każde opóźnienie może znacząco wpłynąć na płynność finansową oraz stałe zobowiązania spółki, a co za tym idzie jej wiarygodność. Oczywiście w przypadku występowania problemów z terminowością płatności naszych kontrahentów można wystosować notę odsetkową, ale należy przy tym pamiętać, że istnieje szereg wcześniejszych działań, które może wykonać spółka dla przyspieszenia i zautomatyzowania ściągania należności. Zwłaszcza, że opóźnienie w płatności może być tylko zaniedbaniem, a nie celowym działaniem.

 

Jak zatem skrócić czas i poprawić skuteczność działań windykacyjnych? O tym w dzisiejszym materiale Eksperta SIMPLE oraz Product Managera obszaru Finanse-Księgowość – Waldemara Tatarewicza.

Skuteczne egzekwowanie należności to proces cykliczny i wieloetapowy, wymagający wykorzystania odpowiednich narzędzi informatycznych. Wspierają one nie tylko przebieg odzyskiwania wierzytelności oraz dochodzenia roszczeń, ale zapewniają również wcześniejsze reagowanie, np. dzięki funkcji monitów. Dodatkowo umożliwiają bieżącą kontrolę spływu płatności i minimalizują ryzyko ich opóźnień. Co w efekcie przekłada się na znacznie efektywniejszą pracę windykatorów.

Czy skuteczna windykacja wymaga odrębnych systemów?

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań przeznaczonych ściśle do windykacji, jednak jeśli w naszej organizacji funkcjonuje już zintegrowany system finansowo-księgowy ponoszenie dodatkowych kosztów związanych z utrzymywaniem kilku rozwiązań oraz duplikowania danych jest całkowicie zbędne.

Nowoczesne systemy klasy ERP wyposażone są w dedykowane moduły Windykacji, dzięki któremu możemy w łatwy sposób cały proces ściągania należności dostosować do wewnętrznych procedur, obowiązujących w firmie. System zapewnia zdefiniowanie etapów, jakie powinny być wykonane w określonym czasie procesu windykacyjnego, np. kontakt telefoniczny, monit, wezwanie do zapłaty, czy przekazanie sprawy na drogę sądową, itp. Do każdej czynności można również przypisać szablon korespondencji. wszystko zgodne z ustalonym w organizacji standardem.

Moduł Windykacja to także sposób na zmniejszenie kosztów zarządzania zagrożonymi należnościami, dzięki centralizacji obsługi oraz wprowadzeniu spójnego i elastycznego sposobu ich kontrolowania. System zapewnia proste zarządzanie listą należności, dla których rozpoczęto proces windykacji. Do każdej należności podpięte są słownikowe czynności wraz z terminem planowanego wykonania i osobą za nie odpowiedzialną, opisem oraz załącznikami (wydruk wezwania do zapłaty, pismo od dłużnika, itp.). Przypisane czynności można ustawić również sekwencyjnie. Począwszy od daty uruchomienia zlecenia (często przed upłynięciem terminu płatności) można wprowadzić kolejne pozycje z podaniem liczby dni, po których nastąpi kolejny etap procesu windykacji. System zapewnia również obsługę komunikatów do osoby odpowiedzialnej za danego kontrahenta.

Dzięki modułowi Windykacja dysponujemy także centralnym rejestrem spraw. Lista zawiera wszystkie zaewidencjonowane w systemie zlecenia windykacyjne. Obsługa pozwala na filtrowanie i przeglądanie zleceń oraz zautomatyzowanie wykonywania poszczególnych akcji typu: Przygotuj wezwanie, Drukuj wezwanie oraz Wyślij wezwanie drogą mailową – również w formie masowej.

Dzięki bezpośredniemu powiązaniu z modułem finansowo-księgowym organizacja zachowuje spójność i aktualność danych kontrahenta, stały dostęp do pełnej historii działań windykacyjnych wobec wybranego dłużnika oraz stanu jego zaległości w poszczególnych etapach procesu. System umożliwia również raportowanie stanu windykacji w postaci wykresu obrazującego zależność między wartością zleceń a wartością odzyskaną w danym okresie.

Wszystkich Klientów zainteresowanych zmniejszeniem kosztów windykacji, dzięki wykorzystaniu narzędzi do skutecznego zarządzania zagrożonymi należnościami, zachęcamy do kontaktu oraz rezerwowania terminów konsultacji z naszymi Specjalistami.

Autor: Waldemar Tatarewicz, Product Manager obszaru Finanse-Księgowość w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl